Leistungsbeschreibung

Stand: 28. April 2026 · Version: 1.0

Geltungsbereich: Diese Leistungsbeschreibung beschreibt den verbindlichen Funktions- und Leistungsumfang von LaizyNote, abrufbar unter https://laizynote.eu/de/legal/leistungen. Sie ist Bestandteil des Vertrages zwischen dem Anbieter und dem Kunden und ergänzt die Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

1. Allgemeine Beschreibung

LaizyNote ist eine webbasierte Anwendung für die Organisation von Notizen, Aufgaben, Projekten, Kontakten, Zeiterfassung und Dateien in einer gemeinsamen Arbeitsumgebung. Die Anwendung richtet sich an Einzelnutzer, Selbstständige sowie kleine und mittelständische Teams. Sie wird als Software-as-a-Service über das offene Internet bereitgestellt und ist im Browser sowie als installierbare Progressive Web App (PWA) auf Mobil- und Desktop-Geräten nutzbar.

2. Funktionsumfang im Überblick

3. Detailbeschreibung der Module

3.1 Notizen

• Erstellen, Bearbeiten, Archivieren und Löschen von Notizen.
• Rich-Text-Editor mit Formatierung (fett, kursiv, unterstrichen), Listen, Tabellen, Hervorhebungen, Schriftfarben sowie hoch- und tiefgestelltem Text.
• Automatisches Speichern während der Bearbeitung.
• Export der Notizen als Teil des ZIP-Gesamtexports im JSON-Format.
• Im Tarif Plus steht zusätzlich ein KI-gestützter Importmodus zur Verfügung, der aus eingefügtem Text Aufgabenvorschläge und Strukturvorschläge ableitet.
• Im Tarif Free gelten Mengenbegrenzungen (siehe Abschnitt 6); in den Tarifen Solo und Plus stehen die Funktionen im Rahmen fairer Nutzung (Abschnitt 6.5) ohne feste Obergrenze zur Verfügung.

3.2 Aufgaben und Projekte

Aufgaben

• Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Aufgaben mit Titel, Beschreibung, Fälligkeitsdatum, Priorität, Labels und Status (offen, in Bearbeitung, erledigt).
• Listen- und Kanban-Ansicht mit Drag-and-Drop zwischen Status-Spalten.
• Wiederkehrende Aufgaben mit konfigurierbarem Wiederholungsplan.
• Zuordnung zu Projekten und Kontakten.
• In Team-Arbeitsbereichen Zuweisung an Mitglieder.

Projekte

• Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Projekten mit Status, Zeitplan und optionalem Budget.
• Zuordnung von Aufgaben, Zeiten und Kontakten zu Projekten.
• Vergleich von erfassten Arbeitszeiten und hinterlegtem Budget.
• Ein Projekt gilt als aktiv, sobald es nicht den Status „abgeschlossen“, „abgebrochen“ oder „archiviert“ trägt.

Im Tarif Free gelten Mengenbegrenzungen für Aufgaben und aktive Projekte (siehe Abschnitt 6); in den Tarifen Solo und Plus stehen diese Funktionen im Rahmen fairer Nutzung (Abschnitt 6.5) ohne feste Obergrenze zur Verfügung.

3.3 Zeiterfassung

• Manuelle Erfassung von Zeiteinträgen mit Start- und Endzeit oder Dauer.
• Stoppuhrbasierte Live-Erfassung mit Start-, Pause- und Stopp-Funktion.
• Zuordnung von Zeiten zu Projekten und Aufgaben.
• Kennzeichnung als abrechenbar oder nicht abrechenbar; Hinterlegung von Stundensätzen je Projekt.
• Auswertungen pro Tag, Woche und Monat.
• Im Tarif Free Basisfunktion; im Tarif Solo erweiterte Zeiterfassung; im Tarif Plus zusätzlich teambezogene Auswertungen.

3.4 Kontakte (CRM)

• Anlegen, Bearbeiten, Archivieren und Löschen von Kontakten mit Name, E-Mail, Telefon, Adresse und Notizen.
• Zuweisung definierbarer Kontakt-Status (z. B. aktiv, inaktiv, Lead, Kunde, archiviert).
• Gruppierung über Kategorien und benutzerdefinierte Gruppen.
• Verknüpfung von Kontakten mit Projekten, Aufgaben und Zeiteinträgen.
• Im Tarif Plus zusätzlich Kennzahlen zur Kundenbeziehung (Client Health).
• Import und Export von Kontakten über CSV-Dateien.
• Im Tarif Free gilt eine Mengenbegrenzung (siehe Abschnitt 6); in den Tarifen Solo und Plus steht die Funktion im Rahmen fairer Nutzung (Abschnitt 6.5) ohne feste Obergrenze zur Verfügung.

3.5 Kalender

• Darstellung in Tages-, Wochen- und Monatsansicht.
• Anzeige von Aufgaben mit Fälligkeitsdatum als Kalendereinträge.
• Verschieben von Aufgaben per Drag-and-Drop.
• Erinnerungen vor Terminen.
• Anzeige von Feiertagen.
• Das Kalendermodul steht ausschließlich im persönlichen Arbeitsbereich zur Verfügung. In Team-Arbeitsbereichen ist kein Kalender verfügbar.
• Persönliche Kalender können mit anderen Nutzern geteilt werden, sodass diese Einsicht in die freigegebenen Termine erhalten.

3.6 Dateien (Files)

• Hochladen von Dateien in den jeweiligen Arbeitsbereich.
• Vorschau für Bilder und PDFs sowie Download und Löschen.
• Validierung des tatsächlichen Dateityps (nicht nur der Dateiendung).
• Speicher- und Größenbegrenzungen pro Upload je Tarif (siehe Abschnitt 6).

3.7 Docs

Das Docs-Modul ergänzt das Notizen-Modul um eine strukturiertere und umfangreichere Dokument-Erstellung. Während Notizen für kurzlebige, formatierte Texte gedacht sind (Memos, Meeting-Notizen, schnelle Gedanken), eignen sich Docs für langfristig genutzte, strukturierte Inhalte wie persönliche Wissensdatenbanken, Projektdokumentationen, Tool- und Ressourcen-Sammlungen oder eigene Anleitungen.

Funktionen:

• Freie Erstellung leerer Dokumente, die der Nutzer individuell befüllt.
• Erweiterter Block-basierter Editor mit Slash-Menü zum Einfügen verschiedener Inhaltselemente.
• Tabellen mit Spalten- und Zeilenverwaltung sowie einfachen Berechnungsfunktionen (z. B. Summen).
• Code-Blöcke mit syntaktischer Hervorhebung.
• Hoch- und tiefgestellter Text, Listen, Hervorhebungen und weitere Textformatierungen.
• Einbettung von Bildern, Videos und Anhängen.
• Vergabe von Beschreibungen und Tags zur Strukturierung.
• Verfügbarkeit auch im Offline-Modus über die lokale Speicherung der PWA.

Im Gegensatz zum Notizen-Modul ist Docs auf umfangreichere und langfristig genutzte Inhalte ausgelegt.

3.8 KI-Assistent „Daisy“

Daisy ist ein chatbasierter KI-Assistent, der ausschließlich im Tarif Plus zur Verfügung steht. Im Tarif Solo ist Daisy nicht verfügbar.

Funktionen

• Beantworten von Fragen zum aktuellen Arbeitsbereich.
• Lesender Zugriff auf Aufgaben, Projekte, Kontakte, Zeiteinträge, Notizen, Dateien (Metadaten), Workspace-Mitglieder, Kalendereinträge sowie Business-Kennzahlen des aktuellen Arbeitsbereichs.
• Sprache-zu-Text-Transkription von Audio-Aufnahmen.
• Speicherung des Konversationsverlaufs je Nutzer.
• Möglichkeit, Antworten zu bewerten (Feedback-Funktion).

Schreibende Aktionen

Daisy kann auf Anweisung des Nutzers folgende Aktionen ausführen. Vor Ausführung wird eine Vorschau angezeigt, die der Nutzer bestätigen muss; die Bestätigungsabfrage kann in den Einstellungen deaktiviert werden.

• Anlegen, Aktualisieren und Löschen von Notizen.
• Anlegen, Aktualisieren und Löschen von Aufgaben einschließlich Subtasks.
• Anlegen, Aktualisieren und Löschen von Projekten.
• Anlegen, Aktualisieren und Löschen von Kontakten.
• Anlegen, Aktualisieren und Löschen von Zeiteinträgen.
• Anlegen, Aktualisieren und Löschen von Kalendereinträgen.

Nicht enthalten ist die Verwaltung von Dateien (Hochladen, Löschen oder Umbenennen). Diese Vorgänge erfolgen ausschließlich manuell durch den Nutzer.

Datenzugriff

• Daisy operiert ausschließlich auf den Daten des aktuell ausgewählten Arbeitsbereichs.
• In Team-Arbeitsbereichen werden die Berechtigungen des Nutzers respektiert.

Nutzungsgrenzen und Einwilligung

• Im Tarif Plus stehen je Nutzer 5.000 Credits pro Monat als interne Verrechnungseinheit zur Verfügung.
• Verschiedene Aktionen (Anfragen, Werkzeug-Aufrufe, Transkription) verbrauchen eine unterschiedliche Anzahl an Credits. Die jeweilige Gewichtung wird in einer separaten Übersicht innerhalb der Anwendung ausgewiesen.
• Der aktuelle prozentuale Verbrauch der monatlichen Credits wird dem Nutzer fortlaufend in der Chat-Oberfläche von Daisy angezeigt und ist zusätzlich in den Account-Einstellungen einsehbar.
• Bei vollständigem Verbrauch der monatlichen Inklusiv-Credits kann der Nutzer zusätzliche Credits in Paketen (z. B. 1.000, 3.000 oder 10.000 Credits) über den Zahlungsdienstleister Stripe erwerben. Die jeweils geltenden Preise werden in der Anwendung gesondert ausgewiesen. Zugekaufte Credits werden nach Verbrauch der monatlichen Inklusiv-Credits angerechnet.
• Die Aktivierung des Assistenten erfolgt durch den Nutzer; die Datenverarbeitung im Rahmen der KI-Funktionen wird in der Datenschutzerklärung gesondert beschrieben.

3.9 Dashboards

LaizyNote stellt vier Dashboards zur Verfügung:

• Hauptdashboard (alle Tarife): Übersicht über offene Aufgaben, anstehende Termine und aktuelle Kennzahlen des Nutzers.
• Business-Intelligence-Dashboard (Tarife Solo und Plus): Auswertungen zu Umsatz, Kunden und Projekten auf Basis der erfassten Zeiten und Projekte.
• Performance-Dashboard (Tarife Solo und Plus): Leistungsbezogene Kennzahlen wie durchschnittliche Bearbeitungsdauer, Stunden je Aufgabe und Vergleich gegenüber dem Vorzeitraum.
• Business-Health-Dashboard (Tarife Solo und Plus): Monatliche Geschäftskennzahlen zur Beurteilung der allgemeinen Geschäftsentwicklung.

Die Dashboards in den Tarifen Solo und Plus sind im Funktionsumfang identisch.

3.10 Achievements

Spielerische Bestätigungen bei Erreichen bestimmter Meilensteine in der Anwendung (z. B. Anzahl erfasster Stunden, abgeschlossener Aufgaben).

3.11 Arbeitsbereiche und Zusammenarbeit

• Jeder Nutzer verfügt über genau einen persönlichen Arbeitsbereich, der automatisch mit dem Konto angelegt wird.
• Zusätzlich können je nach Tarif Team-Arbeitsbereiche angelegt werden (siehe Abschnitt 4 und 6).
• Einladung weiterer Nutzer in einen Team-Arbeitsbereich erfolgt per E-Mail.
• Einladungen sind 7 Tage gültig und besitzen die Status „ausstehend“, „angenommen“, „abgelehnt“ und „abgelaufen“.
• Einladung wahlweise als Mitglied oder als Gast.
• Ansichten (Module) sind je Arbeitsbereich aktivierbar oder deaktivierbar. Diese Einstellung gilt für alle Mitglieder und Gäste des Arbeitsbereichs einheitlich. Die individuelle Einschränkung von Modulen oder Rechten pro Person ist davon zu unterscheiden und in Abschnitt 5 beschrieben.
• Pro Arbeitsbereich gilt ein eigenes Speicherkontingent.

3.12 Mobile Nutzung / PWA

• Installierbar als Progressive Web App auf Desktop- und Mobilgeräten.
• Mobile Bedienoberfläche mit unterer Navigationsleiste, Bottom-Sheet-Dialogen und touch-optimierten Eingaben.
• Offline-Nutzung über lokale Datenspeicherung (IndexedDB); Änderungen werden bei Wiederherstellung der Verbindung mit dem Server abgeglichen.
• Update-Hinweise erscheinen aktiv und werden vom Nutzer bestätigt.

4. Tarife und Leistungsumfang

4.1 Tarif-Übersicht

LaizyNote wird in drei Tarifen angeboten: Free, Solo und Plus. Die jeweils aktuellen Preise sowie die zur Verfügung stehenden Abrechnungsperioden (monatlich, jährlich) werden auf der Preisseite unter https://laizynote.eu/de/pricing ausgewiesen.

Sämtliche Preise verstehen sich netto und zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

4.2 Funktionsmatrix

¹ Im Rahmen fairer Nutzung gemäß Abschnitt 6.5.

5. Arbeitsbereich-Rollen und Berechtigungen

In Team-Arbeitsbereichen gelten die Rollen Owner, Member und Gast. „R“ = Lesen, „C“ = Erstellen, „D“ = Löschen.

Hinweise:

• „Member“ und „Gast“ verfügen standardmäßig über denselben Funktionsumfang innerhalb der Module. Die Bezeichnung „Gast“ ist eine Rollenkennung; die tatsächlichen Rechte werden durch die Konfiguration des Owners bestimmt.
• Der Owner kann pro Person individuell – sowohl für Member als auch für Gäste:
  • einzelne Module beziehungsweise Ansichten ausblenden,
  • Löschrechte für einzelne Module entziehen.
• Gast-Konten können keine eigenen Arbeitsbereiche erstellen.
• Einladungen werden per E-Mail versandt, sind 7 Tage gültig und werden danach automatisch ungültig.

6. Limits und Quotas

6.1 Speicher und Datei-Upload

6.2 Inhalts-Limits

¹ Im Rahmen fairer Nutzung gemäß Abschnitt 6.5. Ein Projekt gilt als aktiv, sobald es nicht den Status „abgeschlossen“, „abgebrochen“ oder „archiviert“ trägt.

6.3 KI-Nutzungsgrenzen Daisy (nur Tarif Plus)

• 5.000 Credits je Nutzer und Monat als interne Verrechnungseinheit.
• Der prozentuale Verbrauch wird in der Chat-Oberfläche fortlaufend sichtbar dargestellt und ist zusätzlich in den Account-Einstellungen einsehbar.
• Nach vollständigem Verbrauch der Inklusiv-Credits kann der Nutzer Zusatzpakete (z. B. 1.000, 3.000 oder 10.000 Credits) über Stripe erwerben. Die geltenden Preise werden in der Anwendung ausgewiesen. Zugekaufte Credits werden nach Verbrauch der monatlichen Inklusiv-Credits angerechnet.

6.4 Export-Grenzen

• CSV-Export: maximal 2 MB Dateigröße und maximal 5.000 Zeilen je Export.
• ZIP-Export: keine festen Mengenbegrenzungen über die Tarif-Speichergrenzen hinaus.

6.5 Faire Nutzung der unbegrenzten Funktionen

In den Tarifen Solo und Plus werden Notizen, Aufgaben, Kontakte und Projekte als unbegrenzt angeboten. Diese Aussage bezieht sich auf eine normale, branchenübliche Nutzung durch Freelancer und kleine Teams.

Zur Sicherstellung der Servicequalität für alle Nutzer und zum Schutz der Infrastruktur behält sich der Anbieter vor, bei missbräuchlicher Nutzung Beschränkungen vorzunehmen oder den Nutzer zu kontaktieren. Als missbräuchlich gilt insbesondere:

• Die automatisierte Massenanlage von Datensätzen.
• Die Nutzung der Plattform als reines Datenspeicher-Backend ohne tatsächliche Produktivitätsnutzung.
• Eine Nutzung, die offensichtlich außerhalb der üblichen Größenordnung von Freelancern oder kleinen Teams liegt.

Vor einer Beschränkung wird der Nutzer kontaktiert und erhält Gelegenheit, die Nutzung anzupassen oder einen geeigneten Tarif zu wählen.

7. Technische Voraussetzungen

Die Nutzung von LaizyNote setzt einen aktuellen Browser voraus. Unterstützt werden die jeweils aktuellen Versionen von Google Chrome, Mozilla Firefox, Apple Safari und Microsoft Edge. Internet Explorer wird nicht unterstützt.

Die Anwendung läuft auf Desktop-Geräten unter Windows, macOS und Linux sowie auf mobilen Geräten unter Android und iOS. Eine optionale Installation als Progressive Web App ist auf allen unterstützten Plattformen möglich.

Eine bestehende Internetverbindung ist Voraussetzung für die Synchronisation, das Hochladen von Dateien und die Nutzung des KI-Assistenten. Bestehende Daten des aktuell ausgewählten Arbeitsbereichs sind über die lokale Datenspeicherung im Browser auch ohne aktive Internetverbindung lesend und in Teilen schreibend nutzbar. Änderungen werden bei Wiederherstellung der Verbindung mit dem Server abgeglichen.

8. Datenexport und -portabilität

Nutzer können ihre Daten in folgenden Formaten exportieren:

• Vollständiger Datenexport als ZIP-Archiv: Enthält sämtliche im Arbeitsbereich gespeicherten Daten (Notizen, Aufgaben, Kontakte, Projekte, Kalender, Zeiteinträge, Kategorien, benutzerdefinierte Gruppen sowie hochgeladene Dateien) als strukturierte Einzeldateien im JSON-Format.
• CSV-Export: Verfügbar für Kontakte sowie für die in Docs erstellten Tabellen. Maximale Größe pro Export: 2 MB bzw. 5.000 Zeilen.

Der Datenexport ist in allen Tarifen verfügbar.

8.1 Backups und Datenwiederherstellung

LaizyNote führt automatische Backups der Nutzerdaten durch:

• Automatische Backups: Es werden in regelmäßigen Abständen automatische Backups der Daten erstellt und für 30 Tage aufbewahrt. Die Wiederherstellung aus einem automatischen Backup erfolgt auf Anfrage des Nutzers im Rahmen der Support-Leistungen auf Kulanzbasis ohne Rechtsanspruch, soweit dies technisch möglich ist.
• Manuelle Backups in Team-Arbeitsbereichen: Der Owner eines Team-Arbeitsbereichs kann in allen Tarifen zusätzlich manuell Backups anlegen, um einen bestimmten Stand des Arbeitsbereichs zu sichern. Die Wiederherstellung eines manuellen Backups erfolgt durch den Owner.

Die Backup-Funktion ersetzt nicht die regelmäßige Datensicherung durch den Nutzer. Bei Bedarf wird empfohlen, zusätzlich den vom Nutzer selbst auslösbaren Datenexport (Abschnitt 8) zu verwenden.

9. Sicherheit

9.1 Authentifizierung

• Anmeldung mit E-Mail-Adresse und Passwort über Firebase Authentication.
• Anmeldung über Google-Konto (OAuth) als Alternative.
• E-Mail-Verifikation bei der Registrierung.
• Passwort-Zurücksetzung per E-Mail-Token.
• Honeypot-Felder im Anmeldeformular zur Abwehr automatisierter Anmeldeversuche.
• Zeitweilige Sperrung nach mehreren fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen.
• Sitzungsverwaltung: Übersicht der aktiven Sitzungen je Konto und aktive Beendigung einzelner oder aller weiteren Sitzungen.

9.2 Schutz vor missbräuchlicher Nutzung

• Firebase App Check mit reCAPTCHA Enterprise zum Schutz der Backend-Schnittstellen vor automatisiertem Zugriff.
• Cloudflare Turnstile als zusätzlicher Bot-Schutz im Anmeldevorgang.
• Validierung von Benutzereingaben vor der Verarbeitung.
• Prüfung tatsächlicher Dateitypen (Magic Bytes) bei Uploads.

9.3 Verschlüsselung

Sämtliche Datenübertragung zwischen Endgerät und Server erfolgt verschlüsselt über HTTPS/TLS. Ruhende Daten werden durch die Standard-Verschlüsselungsmechanismen der eingesetzten Cloud-Infrastruktur (Google Firebase) geschützt.

9.4 Zugriffskontrolle

• Serverseitige Zugriffsregeln (Firestore Security Rules) prüfen jeden Datenzugriff anhand des Nutzerkontos und der Arbeitsbereich-Rolle.
• Die Zugriffsrechte werden auf Modulebene durch das Rollen- und Konfigurationssystem gemäß Abschnitt 5 durchgesetzt. Standardmäßig haben Owner volle Rechte und Verwaltungsrechte, während Member und Gast einheitliche Lese-, Erstell- und Löschrechte in allen Modulen erhalten. Der Owner kann diese Rechte einschränken.

9.5 Hosting-Region

Die Datenhaltung und -verarbeitung erfolgen vollständig in der Region europe-west3 (Frankfurt, Deutschland) über Google Cloud / Firebase. Dies betrifft Cloud Functions, Cloud Firestore und Cloud Storage.

10. Sprachen

Die Anwendung steht in folgenden sechs Sprachen zur Verfügung:

• Deutsch
• Englisch
• Spanisch
• Französisch
• Italienisch
• Portugiesisch

Die Sprachauswahl erfolgt durch den Nutzer in den Einstellungen und wird je Endgerät gespeichert.

11. Zahlungsabwicklung und Rechnungsstellung

• Die Abwicklung der Zahlungen für die kostenpflichtigen Tarife erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Dublin, Irland).
• Akzeptierte Zahlungsarten sind Kreditkarte und SEPA-Lastschrift sowie weitere von Stripe unterstützte Verfahren.
• Rechnungen werden nach erfolgreicher Zahlung automatisch erstellt und stehen dem Nutzer im Stripe-Kundenportal zum Abruf und Download zur Verfügung. Der Nutzer wird per E-Mail über erfolgte Zahlungen informiert.
• Bei B2B-Kunden mit gültiger USt-IdNr. innerhalb der EU erfolgt die steuerliche Behandlung im Reverse-Charge-Verfahren (automatische Validierung über Stripe Tax).

12. Geplante Funktionen

Die folgenden Funktionen sind in Vorbereitung. Sie sind nicht Bestandteil des aktuellen Leistungsumfangs. Ein verbindlicher Veröffentlichungstermin besteht nicht.

• Kalender-Synchronisation mit externen Kalenderdiensten (vorgesehen ab Tarif Solo).
• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für Nutzerkonten.
• Programmierschnittstelle (API) für externe Anbindungen einschließlich KI-Agenten.